Ein Unternehmen im Lebensmittelgroßhandel zu führen, bringt eine ganze Reihe an Herausforderungen mit sich – vom Jonglieren mit Kundenwünschen bis hin zur Bewältigung einer Flut an Bestellungen. Doch es gibt eine Strategie, die wirklich den Unterschied machen kann: Automatisierung.
Bevor Sie jedoch jede einzelne Aufgabe automatisieren, lohnt es sich, einen Schritt zurückzutreten und zu prüfen, wo Ihr Unternehmen aktuell steht.
Diese Checkliste hilft Ihnen dabei, die richtigen Bereiche zur Optimierung zu identifizieren, passende Tools auszuwählen und Ihr Team auf dem Weg mitzunehmen.
1. Die wahren Zeitfresser erkennen
- Identifizieren Sie 3-5 Aufgaben, die Ihr Team immer wieder (und wieder) erledigt.
- Schätzen Sie, wie viel Zeit diese Aufgaben jede Woche beanspruchen.
- Bewerten Sie auf einer Skala von 1-10, wie mühsam diese Aufgaben sind. Zehn bedeutet: „Das muss endlich aufhören!“
2. Technik-Check
- Erstellen Sie eine Liste der Software und Tools, die Sie täglich verwenden. Denken Sie an Bestellmanagementsysteme, Buchhaltungssoftware und sogar Excel-Tabellen.
- Fragen Sie sich bei jedem Tool: „Könnte man das mit anderen Softwaresystemen integrieren?“ Tipp: Suchen Sie auf den Websiten der Hersteller nach Begriffen wie „API“, „Integrationen“ oder „kompatibel mit“.
- Wenn Sie sich nicht sicher sind, notieren Sie die Namen der Tools – Sie können später bei den Anbietern nachfragen, ob eine Integration zu anderen Systemen möglich ist.
3. Die Zahlen durchrechnen
- Berechnen Sie die potenzielle Zeitersparnis, wenn der Prozess automatisiert wäre: (Stunden, die pro Woche für die Aufgabe aufgewendet werden) x 52 Wochen im Jahr x (Stundensatz)
- Schätzen Sie die Einsparungen durch Fehlerreduzierung: (Aktuelle Fehlerkosten) - (Erwartete Fehlerkosten nach Automatisierung)
- Vergessen Sie nicht, die Kosten für Automatisierungstools mit einzubeziehen!
4. Recherchieren Sie Automatisierungslösungen
- Listen Sie die spezifischen Aufgaben auf, die Sie automatisieren möchten (z.B. Bestellerfassung, Bestandsmanagement).
- Recherchieren Sie Anbieter, die sich auf den Lebensmittelgroßhandel spezialisiert haben, und suchen Sie nach Lösungen, die Ihre spezifischen Bedürfnisse abdecken. Eine schnelle Google-Suche sollte Ihnen einige Optionen liefern.
- Erstellen Sie eine Shortlist von 3-5 potenziellen Anbietern, prüfen Sie diese sorgfältig und wählen Sie einen aus. Achten Sie auf Online-Bewertungen, erfragen Sie Referenzen und ob sie sich in Ihre bestehenden Systeme integrieren lassen.
5. Stimmungscheck im Team
- Schätzen Sie die Technikaffinität Ihres Teams ein. Sind sie Smartphone-Profis oder kämpfen sie noch mit Faxen?
- Identifizieren Sie etwaige Kompetenzlücken, die geschlossen werden müssen.
- Planen Sie Schulungen, um alle auf den neuesten Stand zu bringen. Viele Anbieter bieten Schulungen an – scheuen Sie sich nicht, danach zu fragen.
6. Klein anfangen, groß denken
- Wählen Sie einen Prozess, den Sie als Erstes automatisieren möchten. Vielleicht beginnen Sie mit der Automatisierung Ihrer täglichen Bestellerfassung?
- Setzen Sie klare Ziele, was Sie erreichen möchten. Weniger Zeitaufwand? Weniger Fehler? Weniger Nachtarbeit?
- Planen Sie, wie Sie den Erfolg messen werden. Zeitersparnis? Zufriedenere Kunden? Umsatzsteigerung?
7. Bereiten Sie Ihre Stammdaten vor
- Listen Sie Ihre wichtigsten Stammdatentypen auf (z.B. Kundenlisten, Produktdaten, Produktgruppen).
- Überprüfen Sie Ihre Daten. Entfernen Sie doppelte Einträge, korrigieren Sie offensichtliche Fehler oder benennen Sie missverständliche Artikelbezeichnungen um (ja, wir meinen dich, “Kartof.Würf.20mm5kg”)
8. Vorbereitung auf den Start
- Planen Sie einen Zeitrahmen für die Implementierung des neuen Systems und legen Sie ein Datum für den „Go-Live“ fest.
- Bitten Sie den ausgewählten Anbieter darum, um einen einfachen Schulungsplan für Ihr Team zu erstellen (falls erforderlich).
Denken Sie daran: Automatisierung bedeutet nicht, Ihr Team zu ersetzen – sondern es zu entlasten, damit es sich auf das konzentrieren kann, was Menschen am besten können: Beziehungen aufbauen, komplexe Probleme lösen und Ihr Unternehmen voranbringen.
Also – wie viele Punkte konnten Sie abhaken? Wenn Sie bei den meisten Feldern ein Häkchen setzen konnten: Glückwunsch! Dann sind Sie bereit für eine Automatisierungsrevolution.
Und wenn Sie sich beim Durchgehen der Checkliste gedacht haben: „Wow, das müssen wir wirklich dringend angehen“ – keine Sorge, damit sind Sie nicht allein. Viele Lebensmittelgroßhändler haben Schwierigkeiten, mit dem Tempo moderner Abläufe Schritt zu halten. Die gute Nachricht: Sie müssen das nicht allein bewältigen.
Genau hier kommt Orderlion ins Spiel.
Wir sind darauf spezialisiert, Lebensmittel- und Getränkegroßhändlern dabei zu helfen, die zeitintensivsten Bereiche ihres Geschäfts zu automatisieren – von der Bestellabwicklung und Kundenkommunikation bis hin zu Team-Workflows und ERP-Integration.
Egal, ob Sie E-Mail- und Telefonbestellungen digitalisieren, Ihr Vertriebsteam unterwegs stärken oder einfach weniger Zeit mit manueller Dateneingabe verbringen möchten – wir haben die richtigen Tools und die Erfahrung, um Sie auf jedem Schritt zu begleiten.
Mit Orderlion können Sie:
- Über 20 Stunden pro Woche bei manuellen Aufgaben einsparen
- Bestellfehler um bis zu 90 % reduzieren
- Bestellvolumen und Kundenzufriedenheit steigern
- Nahtlos mit über 200 ERP-Systemen integrieren
- Persönliches Onboarding und dedizierten Support erhalten
Bereit zu sehen, was Automatisierung für Ihr Unternehmen bewirken kann?
👉 Buchen Sie eine kostenlose Demo oder kontaktieren Sie unser Team unter info.dach@orderlion.com.
Hören Sie, was einige unserer Kund:innen über Orderlion sagen.
Erfahren Sie, wie Siebrands Fisch mit Orderlion die tägliche Bestellerfassung von 8 Stunden auf nur 15 Minuten reduziert hat.
