Gestire un’attività nel settore della fornitura alimentare comporta la sua dose di sfide: tra le richieste dei clienti e una montagna di ordini da gestire, ogni giornata è una corsa. Ma c’è una tattica che può davvero fare la differenza: l’automazione.
Prima però di automatizzare ogni singolo processo, è importante fare un passo indietro e capire dove si trova realmente la tua azienda. Questa checklist ti guiderà nell’individuare le aree giuste da snellire, scegliere gli strumenti più efficaci e portare il tuo team con te nel cambiamento.
1. Individua i Veri “Mangia-Tempo”
- Elenca 3-5 attività ripetitive che il tuo team svolge in continuazione.
- Stima quanto tempo queste attività richiedono ogni settimana.
- Valuta quanto siano noiose da 1 a 10 (10 = “ti prego, basta!”).
2. Controllo Tecnologico
- Fai l’inventario di tutti i software e strumenti che usi ogni giorno: gestionali ordini, contabilità, fogli Excel, ecc.
- Per ciascuno chiediti: “Questo strumento può collegarsi con altri software?”
Suggerimento: cerca termini come “API link”, “integrazione” o “compatibile con…” sui loro siti web. - Se non sei sicuro, segna i nomi: potrai sempre chiedere ai fornitori in seguito.
3. Fai i Conti
- Calcola il tempo potenzialmente risparmiato con l’automazione:
(Ore spese a settimana) x 52 x (costo orario) - Stima i risparmi sugli errori:
(Costo attuale degli errori) - (Costo stimato con automazione) - Non dimenticare di considerare il costo degli strumenti di automazione!
4. Ricerca Soluzioni di Automazione
- Elenca i compiti specifici che vuoi automatizzare (es. gestione ordini, magazzino).
- Cerca fornitori tecnologici specializzati in food & beverage. Una semplice ricerca su Google può bastare per iniziare.
- Crea una shortlist di 3-5 opzioni. Controlla recensioni, referenze e compatibilità con i tuoi sistemi attuali.
5. Verifica del Team
- Valuta quanto è tecnologicamente preparato il tuo team. Sono esperti con lo smartphone o ancora alle prese con l’email?
- Identifica eventuali lacune da colmare con la formazione.
- Prevedi sessioni formative (molti fornitori le offrono gratuitamente—basta chiedere!).
6. Parti in Piccolo, Pensa in Grande
- Scegli un solo processo da automatizzare per iniziare (es. l’elaborazione ordini).
- Stabilisci obiettivi chiari: ordini più veloci? Meno errori?
- Pensa a come misurerai il successo: tempo risparmiato, soddisfazione clienti, aumento dei ricavi?
7. Prepara i Dati
- Elenca i tuoi dati principali: lista clienti, catalogo prodotti, cronologia ordini, ecc.
- Fai una revisione generale: rimuovi duplicati, correggi errori evidenti (come numeri di telefono errati) e completa le informazioni mancanti.
8. Preparati al Lancio
- Verifica che il formato dei tuoi dati sia compatibile con i nuovi sistemi.
- Definisci un calendario di implementazione e scegli una data di go-live adatta alla tua attività.
- Collabora con il fornitore per creare un piano di formazione base per il tuo team (se necessario).
💡 Ricorda: l’automazione non serve a sostituire il tuo team, ma a liberarlo per fare ciò che gli umani sanno fare meglio: creare relazioni, risolvere problemi e far crescere l’azienda.
Quante caselle hai spuntato?
Se la tua risposta è “molte”, congratulazioni! Sei pronto per una rivoluzione digitale.
Se invece hai pensato “ok, abbiamo parecchio da sistemare”, non sei solo.
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