Gérer une entreprise de distribution alimentaire comporte son lot de défis. Entre la gestion des besoins clients et le traitement d’une montagne de commandes, le quotidien peut vite devenir chaotique. Mais il existe une stratégie qui peut véritablement changer la donne : l’automatisation.
Avant de vouloir tout automatiser, il est essentiel de prendre du recul et d’évaluer la situation actuelle de votre entreprise. Cette checklist vous guidera pas à pas pour identifier les domaines à optimiser, choisir les bons outils et embarquer toute votre équipe dans cette transformation.
1. Identifiez les vraies pertes de temps
- Identifiez 3 à 5 tâches que votre équipe effectue encore et encore.
- Estimez le temps que ces tâches prennent chaque semaine.
- Évaluez le caractère étourdissant de ces tâches sur une échelle de 1 à 10. Dix étant « je vous en prie, faites que cela s’arrête ! ».
2. Faites un bilan technologique
- Dressez une liste de tous les logiciels et outils que vous utilisez au quotidien. Pensez aux systèmes de gestion des commandes, aux logiciels de comptabilité et même aux feuilles de calcul Excel.
- Pour chaque outil, posez-vous la question suivante « Peut-il être connecté à d'autres logiciels ? » Un conseil : recherchez des mots clés tels que « lien API », « intégrations » ou « fonctionne avec » sur leurs sites web.
- Si vous n'êtes pas sûrs, notez les noms de ces outils - vous pourrez toujours demander plus tard aux fournisseurs s'ils peuvent se connecter à d'autres systèmes.
3. Faites le point sur les chiffres
- Calculez le temps potentiellement économisé si le processus était mis en œuvre : (heures consacrées à la tâche par semaine) x 52 x (taux horaire).
- Estimez les économies réalisées grâce à la réduction des erreurs : (coût actuel des erreurs) - (coût prévu des erreurs avec l'automatisation)
- N'oubliez pas de prendre en compte le coût des outils d'automatisation !
4. Recherchez des solutions d'automatisation
- Listez les tâches spécifiques que vous souhaitez automatiser (par exemple, le traitement des commandes ou la gestion des stocks).
- Recherchez des fournisseurs de logiciels qui s'adressent aux grossistes alimentaires et recherchez des solutions qui répondent à vos besoins spécifiques. Une recherche rapide sur Google devrait permettre de trouver quelques options.
- Créez une liste restreinte de 3 à 5 fournisseurs potentiels, faites les vérifications nécessaires, puis sélectionnez-en un. Vérifiez les avis en ligne, les références et s'ils s'intègrent à vos systèmes existants.
5. Testez le terrain avec votre équipe
- Évaluez le niveau de connaissance de votre équipe en matière de technologie. Sont-ils des adeptes du smartphone ou sont-ils encore en train d’essayer de comprendre ce qu’est un courrier électronique ?
- Identifiez les lacunes en matière de compétences qu'il pourrait être nécessaire de combler.
- Prévoyez des sessions de formation pour que tout le monde soit en phase. N’hésitez pas à vous renseigner auprès des fournisseurs : nombre d’entre eux proposent des formations !
6. Commencez petit mais voyez grand
- Choisissez un processus à automatiser en premier. Par exemple, l'automatisation des commandes ?
- Fixez des objectifs clairs pour ce que vous voulez réaliser. Un traitement plus rapide des commandes ? Moins d'erreurs ?
- Planifiez la façon dont vous mesurerez le succès de vos efforts. Gain de temps ? Augmentation de la satisfaction client ? Augmentation du chiffre d'affaires ?
7. Préparez vos données
- Dressez la liste de toutes vos données clés. (Par exemple : listes de clients, catalogues de produits, historique des commandes,…).
- Vérifiez l'exactitude de vos données. Supprimez les doublons, corrigez les fautes de frappe et complétez les informations manquantes.
8. Préparez-vous au décollage
- Vérifiez que le format de vos données est compatible avec vos nouveaux systèmes.
- Planifiez un calendrier pour la mise en œuvre du nouveau système et décidez d'une date de mise en service qui convienne à votre entreprise.
- Travaillez avec le fournisseur pour préparer un plan de formation basique pour votre équipe (si besoin est).
N’oubliez pas : l’automatisation n’a pas pour but de remplacer votre équipe, mais de lui permettre de se concentrer sur ce que les humains font le mieux : nouer des liens, résoudre des problèmes complexes et faire avancer votre entreprise.
Alors, combien de cases avez-vous cochées ? Si vous avez reconnu votre entreprise dans la plupart de ces points, félicitations ! Vous êtes prêt pour une révolution de l’automatisation.
Et si en parcourant cette checklist, vous vous êtes dit : « Wow, il faut vraiment qu’on s’y mette », rassurez-vous — vous n’êtes pas seul. De nombreuses entreprises du secteur alimentaire peinent à suivre le rythme des opérations modernes. La bonne nouvelle ? Vous n’avez pas à faire ce chemin seul.
C’est là qu’Orderlion entre en jeu.
Nous sommes spécialisés dans l’automatisation des tâches les plus chronophages pour les grossistes en alimentation et boissons : traitement des commandes, communication client, flux de travail internes, intégration ERP…
Que vous cherchiez à digitaliser les commandes par e-mail ou téléphone, à donner plus de pouvoir à votre équipe commerciale sur le terrain, ou simplement à passer moins de temps à saisir des données, nous avons les outils et l’expertise pour vous accompagner à chaque étape.
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