Foodex | Importateur et grossiste spécialisé en produits alimentaires

Contexte

Foodex est un importateur et grossiste spécialisé dans les produits alimentaires japonais, présent sur plusieurs marchés européens. Chaque mois, ses équipes traitent des centaines de commandes clients et s'appuient sur des processus performants pour garantir un service de qualité et accompagner le développement de l'entreprise.

Avec sa croissance internationale, Foodex cherchait à moderniser le traitement des commandes et à permettre à ses équipes de consacrer davantage de temps aux clients plutôt qu'aux tâches administratives.

Les défis

Avant Orderlion, la prise de commandes reposait principalement sur les e-mails et les appels téléphoniques. Les équipes du service client passaient une part importante de leur journée à ressaisir manuellement les commandes dans l'ERP.

Cette organisation mobilisait des collaborateurs expérimentés sur des tâches répétitives à faible valeur ajoutée, au détriment du développement commercial, du suivi client, des opérations de réactivation ou de la promotion de nouveaux produits.

Foodex avait également besoin d'une solution capable d'être déployée dans plusieurs pays tout en restant simple à adopter pour les équipes locales.

La solution

Foodex a choisi Orderlion AI Inbox afin d'automatiser le traitement des commandes reçues par e-mail.

L'objectif n'était pas seulement de gagner du temps, mais aussi de transformer la manière dont les équipes travaillaient au quotidien. En supprimant la saisie manuelle des commandes, les collaborateurs pouvaient se concentrer davantage sur la relation client, les actions commerciales et les activités génératrices de valeur.

Le projet a d'abord été lancé en Italie avant d'être progressivement étendu à la Belgique, à la France et à la Suisse. Tout au long du déploiement, les équipes Foodex ont travaillé en étroite collaboration avec Orderlion afin de garantir une mise en œuvre fluide et efficace.

La formation a été réalisée en parallèle du lancement opérationnel afin que les utilisateurs puissent adopter immédiatement la solution et en percevoir rapidement les bénéfices.

Pour Marcel Barelli et ses équipes, l'alignement interne des différents services ainsi que l'accompagnement d'Orderlion ont largement contribué à la réussite du projet.

Les résultats

Les bénéfices ont été visibles très rapidement. Foodex estime aujourd'hui économiser environ 50 heures par mois sur le traitement manuel des commandes grâce à Orderlion, pour un volume d'environ 500 commandes mensuelles gérées par quatre collaborateurs.

Les équipes consacrent désormais davantage de temps aux échanges avec les clients, à la présentation de nouveaux produits, aux opérations promotionnelles et au développement commercial.

Les gains ne se limitent pas à la productivité. La réduction des tâches administratives a également permis de mieux gérer les absences et les périodes de congés ou d'arrêt maladie. Les équipes peuvent absorber plus facilement les fluctuations d'activité sans surcharge de travail ni besoin de remplacement d’urgence.

Les besoins en formation ont également diminué. Les nouveaux collaborateurs et les intérimaires peuvent être opérationnels plus rapidement, sans nécessiter une formation approfondie sur l'ERP.

Résultats clés

• Près de 50 heures gagnées chaque mois
• Environ 500 commandes traitées par mois
• 4 collaborateurs utilisent quotidiennement Orderlion AI Inbox
• Plus de temps consacré à la relation client et aux actions commerciales
• Meilleure gestion des absences et des imprévus
• Intégration et formation des nouveaux collaborateurs simplifiées
• Déploiement réussi dans plusieurs pays européens

Le point de vue du client

Comme de nombreuses entreprises qui adoptent l'automatisation des commandes, Foodex souhaitait s'assurer que la solution serait facile à prendre en main et capable d'accompagner son développement à l'échelle européenne.

Ces inquiétudes se sont rapidement dissipées dès les premières phases du projet.

Marcel Barelli, DSI Groupe Foodex

« Pour moi, il ne s'agissait pas de faire une formation puis de revenir quelques semaines plus tard. Nous avons combiné la formation et le lancement afin que les équipes puissent utiliser la solution immédiatement. »

Marcel souligne également la qualité de l'accompagnement fourni tout au long du projet.

« J'ai trouvé l'accompagnement d'Orderlion très professionnel. C'est ce qui nous a permis de déployer la solution à l'échelle européenne. »

Et après ?

Fort du succès rencontré avec AI Inbox, Foodex poursuit aujourd'hui le déploiement des solutions Orderlion dans plusieurs pays européens.

En complément d'AI Inbox, l'entreprise met également en place l'application de commande Orderlion sur certains marchés où les clients ne disposaient pas encore d'une solution de commande en ligne.

L'objectif est de permettre aux clients de commander à tout moment tout en réduisant encore davantage les tâches administratives des équipes internes.

Pour Foodex, l'automatisation représente un levier important pour accompagner sa croissance et permettre aux équipes de consacrer davantage de temps aux clients et au développement de l'activité.

En résumé

Foodex a mis en place Orderlion AI Inbox pour automatiser la saisie des commandes et libérer du temps précieux pour ses équipes. Résultat : près de 50 heures gagnées chaque mois, une meilleure gestion des absences, des besoins de formation réduits et davantage de temps consacré à l'accompagnement des clients et au développement commercial. Fort de ce succès, Foodex poursuit désormais le déploiement de la solution dans plusieurs pays européens.

« Mon conseil aux futurs clients serait simple : faites confiance à Orderlion. Leur équipe est professionnelle et nous a permis de déployer leur solution de manière simple et efficace. »

Marcel Barelli, DSI Groupe Foodex

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